方方智能：為什么這么多人選擇無紙化多媒體會(huì)
無紙化多媒體會(huì)議系統(tǒng)是基于移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的無紙化會(huì)議交互系統(tǒng)、現(xiàn)代通訊技術(shù)、音頻技術(shù)、視頻技術(shù)、軟件技術(shù)，通過文件的電子交換實(shí)現(xiàn)會(huì)議的無紙化。
其特征是:文件傳輸網(wǎng)絡(luò)化，文件顯示電子化，文件編輯智能化，文件輸入輸出可控化。核心功能主要是實(shí)現(xiàn)會(huì)議簽到、文件分發(fā)、文件上傳、文件同步演示、投票表決等功能。比較流行使用安卓系統(tǒng)平臺(tái)運(yùn)行的無紙化會(huì)議交互系統(tǒng)。平板電腦的無紙化會(huì)議系統(tǒng)使用應(yīng)用場(chǎng)景比較廣闊。場(chǎng)景應(yīng)用主要是高端、有投資能力的企事業(yè)單位，主要使用移動(dòng)終端在局域網(wǎng)內(nèi)建立的會(huì)議交互場(chǎng)景應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)文件分發(fā)、會(huì)議簽到、投票表決、呼叫服務(wù)功能。會(huì)議傳輸要求保密時(shí)，文件需要加密，轉(zhuǎn)換成為自定義的加密格式瀏覽，防止文件泄露。
無紙化多媒體會(huì)議概念及傳統(tǒng)模式面臨問題：
一、辦會(huì)效率低
為舉辦一次會(huì)議，會(huì)務(wù)人員不得不進(jìn)行大量前期準(zhǔn)備和協(xié)調(diào)工作。如：協(xié)調(diào)會(huì)議室使用、制作參會(huì)人員桌牌、收集和準(zhǔn)備會(huì)議資料、印刷會(huì)議資料、制作選票、統(tǒng)計(jì)選票、統(tǒng)計(jì)到會(huì)情況、收集過程文檔、防止敏感會(huì)議資料丟失等。上述工作一個(gè)人難以完成，需要多人投入大量的精力，但可能由于疏忽，造成會(huì)議的組織不圓滿。
二、參會(huì)人員累
由于采用紙質(zhì)的會(huì)議資料，參會(huì)人員需要大量的精力才能定位到自己關(guān)心的章節(jié)或內(nèi)容，有時(shí)還可能出現(xiàn)遺漏；由于缺乏豐富的多媒體和圖文表現(xiàn)形式，會(huì)議過程枯燥，尤其對(duì)于較復(fù)雜的議題參會(huì)人員難以迅速理解和把握其核心思想；多人匯報(bào)時(shí)，為了使用投影儀，頻繁換座位，導(dǎo)致會(huì)場(chǎng)局面混亂。
三、應(yīng)變能力差
會(huì)議時(shí)參會(huì)人員發(fā)生變化，將無法提供相應(yīng)的紙質(zhì)桌牌；如果會(huì)議資料在會(huì)前幾分鐘或會(huì)議中才收集準(zhǔn)備完畢，將不可能進(jìn)行大量印刷，影響會(huì)議質(zhì)量。
四、表現(xiàn)形式單一
會(huì)議內(nèi)容以紙質(zhì)資料為主，缺乏必要的多媒體或音視頻表現(xiàn)形式，使得會(huì)議過程枯燥，影響會(huì)議的預(yù)期目標(biāo)。宣傳、教育或?qū)W習(xí)類型的會(huì)議，如能配合一定的紀(jì)錄片、原理演示動(dòng)畫等，將起到事半功倍的效果。
五、設(shè)備操作復(fù)雜
某些會(huì)議室引入了一些硬件設(shè)備，以提升會(huì)議品質(zhì)，如：投影儀、音響系統(tǒng)、影碟機(jī)。但由于各設(shè)備的接口和連線復(fù)雜，辦會(huì)人員難以完全掌握，或者出現(xiàn)問題后難以解決。
資源浪費(fèi)嚴(yán)重：傳統(tǒng)會(huì)議需要大量的紙張開銷，而絕大部分的紙質(zhì)會(huì)議資料，會(huì)后就沒有任何用處，造成了巨大的資源浪費(fèi)。目前，我國乃至全球，各種資源越來越匱乏，節(jié)約資源、保護(hù)環(huán)境，已經(jīng)成為當(dāng)前的迫切任務(wù)。
六、安全保密隱患
會(huì)議內(nèi)容涉及到國家秘密或商業(yè)秘密時(shí)，對(duì)會(huì)議資料的控制非常重要。傳統(tǒng)會(huì)議采用紙質(zhì)會(huì)議資料，很容易發(fā)生丟失現(xiàn)象，難以保證會(huì)議資料的安全。
傳統(tǒng)意義上的智能會(huì)議室，包括投影機(jī)、視頻/電話會(huì)議終端、電子白板等眾多設(shè)備，通過中控系統(tǒng)將各個(gè)相互獨(dú)立的系統(tǒng)連接起來，但其操作性依然顯得不夠友好。在傳統(tǒng)會(huì)議室里，人們?nèi)后w溝通的需求沒有被很好地滿足。而且隨著全球一體化進(jìn)程的加劇，人們對(duì)于在會(huì)議室里的溝通、協(xié)作以及提升效率的要求變得非常迫切。國家政策大力推進(jìn)無紙化會(huì)議進(jìn)程，聯(lián)合國實(shí)現(xiàn)無紙化會(huì)議，國家兩會(huì)大力報(bào)道無紙化會(huì)議的實(shí)用性，高效、節(jié)能、環(huán)保的總體大環(huán)境要求，無紙化會(huì)議系統(tǒng)勢(shì)在必行。
